为开好本次大会，学院团委、学生会、研究生会于2023年11月15日下发了《关于召开共青团suncitygroup太阳集团网址第二次代表大会、suncitygroup太阳集团网址第四次学生代表大会暨suncitygroup太阳集团网址第四次研究生代表大会的通知》，团委全委会、学生会、研究生会主席团召开了专题会议明确指出了本次团代会、学代会、研代会的指导思想、主要任务、大会议程、代表推选原则和产生办法，同时成立了第二次团代会、第四次学代会暨第四次研代会筹备工作委员会，团委书记卢凯任主任。

为维护团内民主以及团员权益，保证基层代表选举工作顺利开展，11月17日，筹备工作委员会在学院112会议室召开第一次筹备会议，院团委副书记段钰、专职团干艾玉、吴嘉琦和宋云霞老师，各团支部书记和副书记（班长），学生会和研究生会工作人员参加了本次会议。会议由院团委书记卢凯老师主持。会上产生筹备工作委员会五个工作小组，即组织组、会务组、材料组、代表资格审查组、及宣传组各组名单，对各团支部、班级提出了具体要求，同时为团支书、班长详细说明了代表资格、产生原则及产生方式，强调积极做好宣传引导，认真做好代表的选举工作。

本次筹备会的召开增强了太阳集团学生对“三代会”的理解和对相关工作的熟悉程度，相信在suncitygroup太阳集团网址团委的带领以及广大物院学子的积极响应下，suncitygroup太阳集团网址“三代会”定能顺利圆满召开！